«Тотальная цифровизация изменила правила игры, и теперь технологичность стала жизненной необходимостью, а не модной фишкой»
Екатерина Ньюман, генеральный директор генподрядной компании Q1 Group, рассказывает о принципах строительства современного высокотехнологичного рабочего пространства.
Сегодня, когда мир стоит на пороге 4-й технической революции, время разработки и внедрения новых технологий сокращается с десятилетия до нескольких месяцев. Элементы «умного» офиса, которые в 2000-х казались фантастикой и были прерогативой бизнес-гигантов и IT-компаний, таких как Google и Amazon, сегодня становятся must have для офисных пространств. При этом образа «умного офиса будущего» просто не существует, потому что пространство вариантов настолько велико, что каждый бизнес выбирает то, что подходит под его потребности, ценности и образ жизни сотрудников.
Тренд на «умные» технологии в офисе, как и инновации в бизнес-процессах, изначально создавали IT-компании. Немалую роль в этом играла доступность новых технологий для IT-сектора – собственные разработки или ноу-хау коллег по цеху. Но, кроме этого, для IT-гигантов это было и остается имиджевым вопросом – им важно быть на передовой, чтобы не потерять доверие своих клиентов.
Тотальная цифровизация изменила правила игры, и теперь технологичность стала жизненной необходимостью, а не модной фишкой. Отличительной особенностью нашего времени стало большое количество новых разработок и удешевление технологий, которое пришло с их массовым распространением в условиях конкуренции. Стремление к хайтек стало общим офисным трендом – это технологии, заботящиеся об окружающей среде и оптимизирующие расходы энергии и воды, инновационные инженерные системы и так далее.
Стартовый набор
Сегодня уже не стоит вопрос о том, использовать «умные» технологии в офисе или нет. Вопрос звучит так: в чем «умным» будет именно ваш офис? Нельзя однозначно ответить на вопрос, в какие технологии есть смысл вкладывать, а в какие – нет. Это зависит от вида бизнеса, стиля управления, состава сотрудников и личных предпочтений собственника. Однако существует базовый набор, который важно иметь в любом офисе, если задумываешься о комфорте своих сотрудников и разумности своих затрат на жизнеобеспечение рабочего пространства.
Одна из важнейших вещей – это микроклимат: регуляция температурного режима, контроль влажности и управление электроэнергией. По статистике, энергоэффективные технологии в офисном пространстве экономят от 30 до 70% затрат на эксплуатацию объекта.
Второй блок – это оптимизация затрат на персонал, чьи функции сегодня может выполнять искусственный интеллект. Технический прогресс так далеко шагнул вперед, что в любом офисе можно использовать умные технологии, которые позволят сократить затраты на офис-менеджера и облегчат работу административного персонала. Автоматизация таких процессов как отправка счетов, подготовка конференц-зала, бронирование переговорных комнат, настройка температуры воздуха перед совещанием – это не фантастика, а базовые функции современного офиса. Сегодня не стоит тратить время сотрудников для сортировки документов, составления расписания руководителя, бронирования билетов и информационных консультаций. Эти решения не только экономят деньги компании, но и позволят сотрудникам заниматься более интеллектуальным или креативным трудом, что станет мощной мотивацией.
Необходимая безопасность
Кроме очевидного облегчения и ускорения многих процессов, цифровизация принесла с собой и дополнительные требования к безопасности. Использование облачных серверов, которые позволяют компании хранить громадное количество информации и подключаться к ней из любой точки мира, ставит под угрозу ее сохранность без достаточной степени защиты. Затраты на IT-безопасность необходимы и определенно стоят своих денег, которые бизнес может потерять в случае утечки или потери данных.
Какие инновации уже есть в России
За пределами базового набора начинается большой простор умных технологий для офисного пространства, которые можно назвать опциональными. Например, биодинамическое освещение. В основе технологии лежит влияние света на состояние человека: синий холодный цвет – повышает концентрацию и работоспособность, теплый красный – расслабляет и повышает выработку мелатонина – гормона, отвечающего за глубокий, здоровый сон. В алгоритме можно предусмотреть множество факторов – понижение интенсивности в зависимости от уровня естественного света и времени суток, присутствия людей в помещении, их возраста и характера работы или психоэмоционального состояния. Биодинамическое освещение используется в знаменитом парке Зарядье в центре Москвы – холодный тон подсветки используется в летний период, более интенсивный и теплый в непогоду и туман и так далее. Потенциал некоммерческого применение технологии огромен – это и школы, и больницы, и родильные дома и другие социальные объекты.
Технологии контроля и безопасности, которые активно применяются в России, – это биометрические системы: распознавание лиц или считывание голоса вместо использования электронных карт доступа. Биометрическая идентификация позволяет гибко настроить уровни доступа и сводит к минимуму возможности «взломать» систему.
Есть технологии, которые еще только проходят тестирования, но уже применяются крупными компаниями. К ним можно отнести VR – виртуальную реальность. Эти технологии нужны, например, для маркетинга в торговых компаниях или для авиакомпаний, но вряд ли понадобятся юристам или экономистам.
Западные новинки
Топовыми технологиями в сфере умных офисов в Европе и США являются решения на основе искусственного интеллекта, который используется в качестве персонального помощника, а также позволяет анализировать офисные процессы для последующей оптимизации. Такой помощник имеет довольно широкий функционал – может организовать бронирование нужного оборудования к совещанию, заказать еду и напитки для кофе-брейка, пригласить на встречу всех участников и подключить их по конференц-связи. Во время конференции помощник выведет на экран презентации, переключит слайды, а после материалы со всеми замечаниями отправит участникам встречи. Он распознает каждого из участников и ведет запись встречи, а после может подготовить стенограмму совещания.
Кроме этого, искусственный интеллект способен анализировать использование ресурсов компании – кто из сотрудников и когда использует переговорные комнаты, какие системы и техника задействуются, какие рабочие места и переговорные пользуются высоким спросом, а какие простаивают. Сбор такой информации поможет в дальнейшем оптимизировать офисные процессы и получить от этого конкретный материальный результат: устранить пробелы, добиться равномерного использования ресурсов – техники и рабочих мест.
Набирают популярность на западе и интерактивные системы отображения, созданные по принципу интернета вещей. Эти панели используются не только как телеэкран, но и позволяют работать с графической информацией в режиме онлайн-конференции. Таким образом все участники встречи не только видят картинку на экране, но и могут вносить свои комментарии, рисовать на ней и сохранять на свои устройства и пересылать по почте. Интерактивные доски позволяют выводить информацию с любого носителя – компьютера, планшета, смартфона или флеш-карты по сети Wi-Fi. Это избавляет от необходимости иметь дополнительное оборудование, провода, и привлекать к подключению IT специалиста. Кроме этого, можно использовать специальную камеру, которая позволит цифровать информацию прямо в процессе. Устройство устанавливается на стену напротив флип-чарта и все, что рисуется на доске обычным маркером, становится доступно участникам онлайн-конференции в цифровом виде. Они могут не только копировать изображение, но и работать с ним, внося изменения в рисунки в электронном формате.
Все эти и многие другие технологии в самое ближайшее время будут распространены и у нас, в России. Однако при подборе умных технологий для офиса важно думать в практическом ключе. Прежде чем вкладываться в каждое инновационное решение и пытаться оснастить офис всеми новинками, нужно подумать насколько это нужно вашему бизнесу, какие показатели эффективности у того или иного решения в вашей сфере. Разумному подходу способствует создание комплексной концепции и плана умного офиса, в процессе работы над которым вы поймете, каких именно технологий не хватает.
