Бенчмаркинг в управлении недвижимостью корпораций
Принципы эффективности размещения штата крупной компании, госкорпорации на портале ComEstate.ru раскрывает директор департамента консалтинга NAI Becar Анна Данченок.
На сегодняшний день корпорации являются крупнейшими собственниками и арендаторами объектов недвижимости, используемых для административных целей. Подобный статус предоставляет корпорациям значительные возможности для оптимизации расходов, поскольку доля затрат на размещение штата в зависимости от сектора может достигать 30% совокупных затрат (данный показатель характеризует, например, деятельность большинства сервисных компаний).
В теории цель крупных корпораций, имеющих в составе своих активов портфель недвижимости, не только сократить издержки, но и создать конкурентное преимущество, повысив капитализацию компании.
Для этого недвижимость должна отвечать следующим требованиям:
- Повышать стоимость активов компании;
- Способствовать росту выручки от основной деятельности;
- Увеличивать лояльность и продуктивность сотрудников;
- Помогать компании быть более гибкой в управлении.
Каждая из названных выше целей имеет свои количественные индикаторы, набор которых определяется исходя из целей и приоритетов каждой компании.
Постоянное отслеживание значений выбранных показателей и применение бенчмаркинга (т.е. сравнение данных по отдельно взятой компании, например, со среднеотраслевыми показателями) позволяет оценить эффективность управления корпоративной недвижимостью.
Хотя официальная статистика KPI в управлении корпоративным портфелем недвижимости по крупнейшим компаниям в России не публикуется и часто не фиксируется самими собственниками, для анализа доступны многие международные индикаторы. Помимо традиционных показателей в последние годы также появляются новые индикаторы, связанные с изменением модели рабочего процесса и большей мобильностью штата.
Показатели использования недвижимости для корпораций
| Традиционные показатели эффективности управления корпоративной недвижимостью | Нетипичные показатели эффективности управления корпоративной недвижимостью |
|---|---|
|
Затраты на размещение; Затраты на одного сотрудника; Ставка аренды за кв. м; Дополнительные затраты на размещение (кроме аренды); Соотношение арендуемой площади и помещений в собственности (Lease –To-Own ratio); Выручка на 1 кв. м, занимаемая административным штатом; Процент постоянно занятых рабочих мест (загрузка); Отношение затрат на аренду к затратам на владение (на основе сравнения текущих ставок капитализации и расходов на содержание зданий); Отношение рыночной стоимости к балансовой стоимости для каждого здания; Расположение офисов/отделений по отношению к потребителям (эффективность работы офиса в зависимости от численности населения в зоне охвата, трафика и др.). |
Количество дистанционных рабочих мест; Удаленность рабочих мест от места жительства сотрудников; Время, потерянное на «отвлечение» сотрудников (за счет открытой планировки); Площадь мест для командной работы; Средняя длительность арендных договоров; Процент реализованных излишков площадей в единицу времени; Стоимость недоиспользования рабочих мест (вследствие недозагрузки). |
Источник: NAI Becar
Первичный анализ эффективности размещения штата крупной компании включает несколько основных этапов:
1. Выявление неиспользуемых/избыточных площадей. Оптимизация рассадки и сокращение занимаемых помещений
Нормативы площадей на одного сотрудника варьируются от отрасли к отрасли и значительно зависят от состава и структуры компании. Однако в рамках первичного анализа, если соответствующее здание обеспечено достаточным количеством инженерии, можно опираться на показатель от 6 до 10 кв. м на человека (для кабинетной планировки, характерной для офисов класса В и С - без учета коридоров, но с учетом переговорных комнат).
Примечательно, что во многих компаниях и 40 кв. м на сотрудника – это реальность, и далеко не всегда этот показатель достигается расширенным составом руководящих должностей. Такие «рудименты» советского прошлого, как физкультурные залы, комнаты отдыха персонала, зимние сады, кухни, зрительные залы, лаборатории, архивы и другие типы, как правило, неиспользуемых помещений, – продолжают «давить» на usage factor зданий и помещений, оставшихся в собственности корпораций.
Второй «враг» административных зданий, которыми владеют корпорации, – это преобладающая коридорно-кабинетная планировка, которая на 20-30% снижает эффективность использования рабочего пространства.
2. Поиск оптимальных условий аренды: соотношение аренды и владения, объем и конфигурация помещений, ставка аренды
Для западных компаний показатель отношения арендуемых и собственных площадей (Lease –To-Own Ratio) на уровне около 4, что позволяет компаниям быть более гибкими и оперативными в управлении при изменении рыночной конъюнктуры. Для российских компаний подобное соотношение обычно существенно ниже за счет превалирующей доли помещений во владении. Тем не менее, за последние годы многие корпорации существенно нарастили объем арендуемого фонда.
Несмотря на то, что основным фактором, влияющим на расходы арендатора, являются ценовые условия договора (расходы на 1 кв. м), наиболее репрезентативным индикатором остаются затраты в расчете на одно рабочее место.
Часто компания арендует площадь, на которой при иной конфигурации помещения можно было бы разместить на 30-40% больше рабочих мест за счет расположения вертикальных коммуникаций или количества уровней. Скажем, сегодня ваша компания арендует 4-уровневое помещение площадью 1000 кв. м, на котором расположены 100 рабочих мест. Если сократить занимаемую площадь до 800 кв. м в здании с большей площадью этажа на 1-2 уровнях, количество рабочих мест может остаться тем же или даже увеличиться. Соответственно, затраты на 1 сотрудника существенно снизятся.
3. Выбор локации
Большинство корпораций имеют разветвленную филиальную сеть, причем в крупных городах может функционировать до ста и более отделений компании.
Чаще всего при разработке стратегии размещения в качестве альтернативы множеству офисов рассматривается централизация административного персонала на одном объекте. Примеры подобных сделок не редкость - переезд «Ростелеком» в ComCity, концентрация предприятий группы РЖД в БЦ «Домников» и др. Результатом применения подобной стратегии может стать снижение расходов на размещение штата в размере от 20 до 50%.
Таким образом, измерение и отслеживание основных показателей использования объектов недвижимости позволяет в оперативном режиме корректировать политику корпорации и повышать эффективность управления принадлежащим ей имуществом.
