«Если перед заказчиком встает вопрос, на чем ему экономить, он выбирает эксплуатацию»
Важным условием для успешного функционирования торгового центра является составление грамотного технического задания для управляющей компании. О том, что необходимо при этом учитывать собственнику недвижимости, мы попросили рассказать Олега Захарова, директора по развитию бизнеса УК SVN.
Расскажите, пожалуйста, про стандартное техническое задание на управление торговым центром. Кем оно обычно готовится, какие пункты в него принято включать и возможен ли пересмотр уже составленного документа?
Техническое задание (ТЗ) составляет управляющая компания от собственника объекта недвижимости или компания-подрядчик, в чье управление переходит объект. В первом случае мы выступаем подрядчиками по эксплуатации здания, во втором — уже субподрядчиками. Заказчики, как правило, обходятся без собственных инженерных служб и нанимают нас для этой работы, прежде всего составляя ТЗ.
В нем прописывают основные пункты, необходимые для верного расчета стоимости услуги: площадь здания, количество инженерного оборудования, предполагаемая численность персонала и их должности, график работы и т.д. Заказчик иногда пересматривает техническое задание – чаще всего это происходит потому, что какие-то важные условия оказались неучтенными или же заказчик понял, что такое ТЗ изначально составлено «криво».
В моей практике были случаи, когда нам удавалось переубедить потенциального клиента по некоторым пунктам, и он менял условия для всех участников тендера. Отсюда вытекает ответ на вопрос, могут ли пересматривать ТЗ. Сроки проведения тендера обязательно прописаны в приглашении к участию, но часто они не соблюдаются: компания-организатор переносит сроки объявления победителя. Не скажу, что мы это поощряем, но таковы реалии рынка.
Что обязательно необходимо учитывать при составлении ТЗ?
Я бы рекомендовал заказчикам прописывать не только общие вещи в ТЗ, но и частности. Например, причины проведения тендера, сроки заключения договора с победителем, границы ответственности УК и арендаторов перед заказчиком, пожелания по будущим подрядчикам на отдельные виды услуг. Здесь я имею в виду клининг, вывоз мусора, промышленный альпинизм и пр. С одной стороны, можно это не прописывать, но у грамотной УК обязательно возникнут подобные вопросы. Заказчику придется тратить время на их выяснение. На мой взгляд, лучше один раз составить грамотное ТЗ с привлечением всех необходимых специалистов, чем каждый раз запрашивать информацию у коллег и дублировать эти ответы все участникам тендера. Как правило, контактное лицо не всегда разбирается во всех пунктах техзадания, технических характеристиках объекта. На получение необходимых данных уходит драгоценное время.
Требуется ли владельцам недвижимости предварительная консультация с управляющей компаний?
Обычно заказчики не консультируются с потенциальными подрядчиками перед тендером. Они присылают уже готовое ТЗ. Я не считаю, что это неправильно: никто не хочет терять авторитет в глазах участников.
А какие «подводные камни» может содержать техзадание? В чем состоят основные ошибки при его составлении?
Серьезный «подводный камень» случается, когда заказчик забыл указать необходимость какой-либо услуги. И вот бюджет согласован, и через некоторое время выясняется, что не учли, допустим, уборку снега в зимний период. Конечно, некоторые заказчики хотят уложиться в уже сформированный бюджет, а это не всегда возможно. И тут начинаются трения, которые могут привести к тому, что заказчик и подрядчик откажутся работать друг с другом.
Приходилось ли вам сталкиваться с недостаточно грамотно составленным техзаданием?
Да, мы сталкивались с неграмотными ТЗ. В основном у них всех общая проблема — недостаток информации для корректного расчета стоимости услуг. Это случается, когда заказчик не до конца представляет структуру и функции будущей службы эксплуатации или просто не хочет вдаваться в подробности. Практика показывает, что исчерпывающие ТЗ составляют «выходцы» из нашей области: инженеры, руководители службы эксплуатации, менеджеры по клинингу и пр. Они хорошо разбираются во всех системах здания, проще говоря, знают каждый квадратный метр. Эти специалисты представляют, как это все устроено и почему без наших услуг не обойтись.
Чем может грозить собственнику неверно составленное техзадание?
Каждая компания-претендент выставляет свою стоимость услуг эксплуатации, исходя из ТЗ, но нередко заказчик оспаривает выставленные суммы. Он не ожидал, что заявленные услуги могут столько стоить. Начинаются долгие переговоры. Поэтому еще раз повторюсь — внимательно составляйте технические задания и учитывайте все мелочи.
Есть ли какие-то популярные заблуждения на рынке относительно функционала управляющих компаний? С чем приходилось сталкиваться?
Безусловный фаворит в нашем списке — путаница между проперти и фасилити менеджментом. Управляющие компании могут оказывать и обе эти услуги, и одну из них. Нам часто звонят с просьбой привлечь арендаторов в торговый центр. Наша компания не занимается брокериджем – это как раз проперти менеджмент. Мы отвечаем лишь за эксплуатацию зданий, то есть за работу инженерных систем, освещение, отопление, уборку. Эти услуги и составляют основу фасилити менеджмента. В этом году наконец-то одна из популярных на рынке премий разделила эти две номинации для УК. На мой взгляд, это давно нужно было сделать. Невозможно грести всех под одну гребенку так, чтобы это было максимально честно.
Зависят ли сложности эксплуатации ТЦ от текущей экономической ситуации?
В советское время были нормативы по эксплуатации недвижимости, где четко прописывалось количество персонала на каждую зону ответственности, их рабочий график, порядок проведения планово-предупредительного ремонта и т.д. Сейчас этого, к сожалению, нет на рынке. И да, вы правы, это напрямую зависит от экономической ситуации.
Если перед заказчиком встает вопрос, на чем ему экономить, он выбирает эксплуатацию. И сокращение расходов в первую очередь происходить за счет штатных сотрудников: «Почему бы нам не поставить вашего инженера на два ТЦ с загрузкой по 12 часов 5 дней в неделю?»
Нужно понимать, что инженерные системы сложные и технологичные. Соответственно, специалист должен быть высокого уровня и с достойными условиями труда. Иначе когда-нибудь такая экономия может выйти боком. Краеугольным камнем нашей работы на объекте является безопасность всех людей, находящихся на объекте, а это напрямую зависит от строгого соблюдения норм пожарной безопасности и охраны труда.
Какие основные советы вы могли бы дать собственнику ТЦ, который готовит техзадание для управляющей компании?
Главный мой совет — это выбирать такую управляющую компанию, которая продлит жизненный цикл объекта, что сделает объект коммерчески привлекательным на долгие годы. Для этого ее надо выбирать правильно, и эта тема заслуживает отдельного разговора.
