Попробуйте посчитать объем пустующей площади в вашем офисе
По данным головного офиса компании Kinnarps, в европейских офисах ежедневно простаивает до половины рабочих мест. Отраслевое исследование, проведенное среди 200 международных компаний, показало, что вследствие изменения рабочих сценариев, методов и форматов работы, привычный open space перестает отвечать текущим потребностям бизнеса. Но до сих пор многие компании проектируют офисы «по старинке», отдавая предпочтение универсальным офисным пространствам - без привязки к тем или иным офисным функциям. Что такое эффективная планировка сегодня? Как посчитать объем пустующего пространства в офисе и переосмыслить корпоративный интерьер, добавив в него несколько важных функциональных зон. Об этом и многом другом порталу ComEstate рассказывает Евгений Бакунов, директор по продажам компании Kinnarps.
Евгений, можно ли результаты шведского исследования о степени эффективности европейских офисов экстраполировать на российских рынок?
Безусловно! Прежде всего, потому что наш головной офис опрашивал представителей международных компаний, подавляющее большинство которых представлено и на российском рынке. Второй момент: описанные в исследовании тренды - об удручающем количестве пустующих рабочих мест, недостатке в офисах разнообразных пространств, позволяющих трудится там, где в настоящий момент это удобно и оправданно - мы ежедневно наблюдаем и в нашей практике. Часто к нам обращаются компании, в которых эффективность использования офисных площадей оставляет желать лучшего и которые стремятся переосмыслить офисный интерьер, избавившись от части рабочих станций в open space и отдав эти площади под разнообразные функциональные зоны.
Складывается ощущение, что планировка open space, к которой мы пришли методом проб и ошибок лет 10 назад, все еще является некоей панацеей для корпоративных интерьеров... Хотя жизнь не стоит на месте: меняются формы и форматы работы, развиваются технологии, и логично предположить, что интерьеры должны следовать за этим развитием.
Совершенно верно! Open space часто заменяет собой все - и проджект-румы, и зоны отдыха, и неформальные переговорные. Но, разумеется, open space - слишком универсальное решение, которое не может работать эффективно на каждую задачу. В итоге, получается, что сотрудникам в open space неудобно, некомфортно, в свою очередь две-три переговорные в офисе, где удобно делать конфиденциальные телефонные звонки, сосредоточенно работать или общаться коллегой - не в состоянии вместить в себя всех желающих. Это, само собой, сказывается на рабочих процессах, продуктивности персонала, уровне их лояльности к компании.
Насколько мне известно, сегодня с проблемой повышения интерьерной эффективности работают функциональные офисные концепции, например, Activity Based Working или AGILE, в основе которых - проектирование самых разнообразных пространств, отвечающих ключевым офисным функциям?
Да, сегодня эти концепции меняют подход к офисному проектированию. В их основе - интеллектуальный подход к созданию рабочего пространства: офис должен быть полностью адаптирован под все существующие типы активности ваших сотрудников, он должен быть маневренным, технологичным, должен уметь быстро наращивать свою вместимость и гибко перестраиваться без дополнительных инвестиций. Благодаря популяризации этих концепций в корпоративных интерьерах все чаще можно встретить зоны отдыха, колаборейшн-пространства, неформальные переговорные, комнаты для сосредоточенной работы, библиотеки. Более того, для того, чтобы эффективно использовать офисный метраж, компании отказываются от какой-то части закрепленных рабочих станций, предлагая сотрудникам, находящимся большую часть рабочего времени «в полях» гибкие рабочие места. Что же касается офисной работы, то сегодня IT-системы позволяют персоналу трудится фактически из любой офисной зоны, подобный формат работы можно встретить в офисах российских и международных компаний.
Но можно ли посчитать потребности компаний в тех или иных зонах не гипотетически, а математически. До сих пор можно встретить компании, где офисы проектируются исходя из общего количества сотрудников, но без привязки к их задачам. Кроме того, процесс планировки будущего офиса часто зависит от ощущений топ-менеджмента - в какой зоне и каким образом было бы правильно рассадить департаменты, кому какой офисный метраж нужно отвести и т. д. В итоге псевдонаучность подхода ведет и к псевдоуспешному результату... Как определить количество рабочих станций, различных переговорных, неформальных зон, чтобы в офисе в буквальном смысле слова работал каждый квадратный метр?
Сегодня есть ряд методик, позволяющих точно определять формат, метраж и количество необходимых функциональных зон в офисном интерьере - индивидуально под каждую компанию. Мы пользуемся методикой, которая была разработана в нашем шведском офисе - методика основана на анализе структуры рабочего времени сотрудников (какой % рабочего времени они тратят на стоящие перед ними задачи) и на опросе персонала в отношении того, какие зоны, с их точки зрения, им требуются для эффективной работы. Как мы это делаем? При помощи специального приложения. Оно позволят нам собирать данные от самих сотрудников о: времени, которое человек проводит за рабочим столом и за его пределами; распределении рабочего времени по разного рода задачам. Для сотрудника все очень просто и интуитивно - нужно просто периодически отвечать на вопросы, которые всплывают на экране смартфона. В итоге у нас есть возможность определить, чем занимается человек в течение дня, сколько именно времени он тратит на ту или иную функцию. Также мы можем сопоставить эти данные с данными других сотрудников департамента или компании в целом. И дальше в рамках отдельных воркшопов, анкетирования, и основываясь на полученной информации, мы можем предложить компании максимально эффективную планировку офисного пространства - с нужным количеством зон «правильного» метража. Приведу пример. Допустим, сотрудники отдела развития в рамках анкетирования признались, что хотят осуществлять все звонки своим клиентам только из телефонных будок. Анализируя их трудовой график, мы выясняем, что на звонки по телефону каждый из сотрудников департамента тратит 20% своего времени. Стало быть, на 10 человек нужно установить 2 будки, а не 4, как, например, предполагал, административный директор, когда анализировал ситуацию «на глаз». По такому же принципу проектируются и более дорогостоящие зоны - переговорные, рабочие зоны, места для неформального общения и т. д.
Получается, при помощи методики можно создать нечто вроде built-to-suit для арендатора. Но если все так позитивно, почему этим инструментарий не используется массово в корпоративном секторе? Почему компании продолжают проектировать «по старинке»?
Ну, во-первых, многим сложно доверить такую «внутреннюю» работу, как определение интерьерных потребностей компании, кому-то со стороны, каким бы инструментарием для аналитики этот «кто-то» не располагал. Многие все еще считают: «Кто, если не мы, может знать наши проблемы и способы их разрешения» И второй важный момент - перспектива получит на руки реальный «диагноз» многих пугает. Придется же лечить... Масштабными, не всегда дешевыми лекарствами и процедурами. И многие выбирают позицию не обращаться к «доктору». Хотя все мы знаем, что болезнь проще предупредить, чем лечить.
Как работать в новом офисе? Как распределять людей по имеющимся пространствам? Каким правилам они должны следовать, чтобы вложения в новую корпоративную концепцию окупились сторицей? А если сотрудники не захотят покидать насиженные места? Или будут занимать зоны не по назначению? Эти и многие другие вопросы, безусловно, встают перед компаниями, которые идут по пути перемен. Но все они решаемы, как говорится, «нет ничего невозможного для человека с интеллектом».
Что можно рекомендовать компании, столкнувшейся со всеми этими вопросами? Как настроится на перемены? Не бояться их? Как правильно адаптировать персонал к новому образу жизни?
Первое, что я бы рекомендовал здесь - это создать и прописать «черным по белому» некую концепцию нового офиса - для чего он нужен, как он облегчит жизнь и работу офисных резидентов, как им пользоваться, «что такое хорошо и что такое плохо» в новом офисном интерьере.
Если помните, когда страну завоевывал open space, административные директора создавали корпоративные правила по пользованию новым офисным интерьером? «Не стоит слишком персонифицировать рабочее место: например, размещать фотографию любимой собаки рядом с монитороми или приносить в офис фикус». «Не нужно принимать пищу за рабочим столом или вешать верхнюю одежду на спинку кресла». Тогда эти правила, безусловно, помогали осваивать новый офисный ландшафт. Сегодня же перед нами стоит задача перехода на новый этап: нужно просто привести корпоративное пространство в соответствие со спецификой нашей работы, и понять, что новый интерьер - это функционально, комфортно, продуктивно.
